Tietosuojaseloste
Näin Sipoon Wolf ry käsittelee jäsentensä, pelaajiensa, vapaaehtoistensa ja yhteistyökumppaniensa henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Updated
In short
Vain tarpeellinen Keräämme vain tiedot, joita seuran toiminta, maksut ja pelipassit vaativat.
Ei myyntiin Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin. Luovutamme vain sen, mitä sarjatoiminta vaatii.
Sinä päätät Voit tarkastaa, korjata ja pyytää poistamaan tietosi. Kysy toimistosta.
Rekisterinpitäjä
| Tieto | Sipoon Wolf ry |
|---|---|
| Y-tunnus | 0131050-2 |
| Osoite | Urheilutie 2 B, 04130 Sipoo |
| Yhteyshenkilö | Seuran toimisto, toimisto@sipoonwolf.fi |
Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt lähetetään sähköpostilla osoitteeseen toimisto@sipoonwolf.fi.
Keitä tiedot koskevat
- Seuran jäsenet ja pelaajat sekä alaikäisten pelaajien huoltajat
- Kiekkokouluihin, leireille ja tapahtumiin ilmoittautuneet
- Valmentajat, joukkueiden toimihenkilöt ja muut vapaaehtoiset
- Yhteistyökumppanien ja tukijoiden yhteyshenkilöt
- Seuraan yhteyttä ottavat ja verkkosivuston käyttäjät
Miksi tietoja käsitellään
- Yhdistyslain edellyttämän jäsenluettelon ylläpito
- Jäsenasioiden hoito: viestintä, jäsen- ja kausimaksut, kilpailutoiminta ja kurinpito
- Harjoitusten, otteluiden, kiekkokoulujen, leirien ja tapahtumien järjestäminen
- Pelipassien ja vakuutusten hoitaminen Jääkiekkoliiton kanssa
- Yhteistyö- ja tukijasopimusten hoitaminen
- Kunnioita peliä -ilmoitusten vastaanotto ja käsittely
- Toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
Käsittelyn oikeusperuste
| Peruste | Mihin sitä käytetään |
|---|---|
| Oikeutettu etu | Jäsenyyteen, toimintaan osallistumiseen ja vapaaehtoistehtäviin perustuva asiallinen yhteys seuraan. |
| Sopimus | Kiekkokoulu- ja leiri-ilmoittautumiset sekä yhteistyösopimukset. |
| Lakisääteinen velvoite | Jäsenluettelo (yhdistyslaki) sekä kirjanpito ja laskutus (kirjanpitolaki). |
| Suostumus | Tunnistettavien kuvien julkaisu seuran verkkosivuilla ja somessa. Suostumuksen voi perua milloin tahansa. |
Mitä tietoja käsitellään
| Ryhmä | Tiedot |
|---|---|
| Jäsenet ja pelaajat | Nimi, kotikunta, syntymäaika, yhteystiedot, jäsenyys- ja joukkuetiedot, maksutiedot, osallistumistiedot ja kuvat. Alaikäisestä myös huoltajan nimi ja yhteystiedot. |
| Valmentajat ja toimihenkilöt | Nimi, yhteystiedot, tehtävä, laskutustiedot, osallistumistiedot ja kuvat. |
| Yhteistyökumppanit | Nimi, asema, yritys ja yhteystiedot. |
| Yhteydenotot | Viestin sisältö ja yhteystiedot, jotka lähettäjä itse antaa. |
| Nimettömät ilmoitukset | Vain ilmoittajan itse kirjoittama sisältö. Nimeä, sähköpostia tai IP-osoitetta ei tallenneta, ellei ilmoittaja itse jätä yhteystietoja. |
Terveystietoja emme kerää rekisteriin. Jos huoltaja kertoo valmentajalle lapsen turvallisuuden kannalta tärkeästä asiasta, tieto pysyy joukkueen vastuuhenkilöillä eikä sitä tallenneta jäsenrekisteriin.
Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan pääosin henkilöltä itseltään tai alaikäisen huoltajalta, esimerkiksi jäseneksi liityttäessä tai tapahtumaan ilmoittauduttaessa. Pelipassi- ja rekisteröintitiedot saadaan Jääkiekkoliitolta ja Olympiakomitean Suomisport-palvelusta.
Jäsen vastaa siitä, että hänen tietonsa ovat ajan tasalla. Muutokset voi tehdä itse myClubissa tai ilmoittaa toimistoon.
Kenelle tietoja luovutetaan
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin. Tietoja käsittelevät seuran puolesta vain ne, jotka tarvitsevat niitä tehtävässään.
| Vastaanottaja | Mitä ja miksi |
|---|---|
| Suomen Jääkiekkoliitto | Pelipassi-, vakuutus- ja kilpailutoiminnan tiedot sarjatoimintaa varten. |
| Taikala Oy (myClub) | Jäsenrekisteri, laskutus, ilmoittautumiset ja viestintä. Toimii henkilötietojen käsittelijänä seuran lukuun. |
| Verkkosivuston ylläpito | Sivuston palvelin- ja ylläpitopalvelut. Käsittelee vain sivuston kautta lähetettyjä tietoja. |
| Viranomaiset | Vain lain niin vaatiessa. |
Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos jokin palvelu sitä edellyttää, siirrossa käytetään EU:n komission hyväksymiä suojakeinoja.
Kuinka kauan tietoja säilytetään
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Jäsenet ja pelaajat | Kolme vuotta jäsenyyden päättymisestä tai pidempään, jos laskutus sitä edellyttää. |
| Valmentajat ja toimihenkilöt | Viisi vuotta tehtävän päättymisestä. |
| Yhteistyökumppanit | Yhteistyön ja laskutuksen edellyttämän ajan. |
| Kirjanpitoaineisto | Kirjanpitolain mukaisen ajan. |
| Kunnioita peliä -ilmoitukset | Kunnes asia on käsitelty ja seuranta päättynyt. |
Miten tiedot suojataan
- Pääsy tietoihin on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat niitä tehtävässään.
- Järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla, ja tietoliikenne on salattu.
- myClubin tietokantapalvelimet ovat suojattuja, ja niistä otetaan varmuuskopiot.
- Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa.
- Kunnioita peliä -ilmoitukset ohjautuvat vain yhdyshenkilölle ja puheenjohtajalle.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu
- vaatia virheellisen tiedon korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista, jos niiden käsittelylle ei ole enää perustetta
- rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa
- perua antamasi suostumus
Lähetä pyyntö osoitteeseen toimisto@sipoonwolf.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Alaikäisen puolesta oikeuksia käyttää huoltaja.
Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puhelin 029 566 6700, tietosuoja.fi.
Evästeet
Sivusto käyttää vain välttämättömiä evästeitä, jotta sivut toimivat. Emme käytä kävijäseurantaa emmekä markkinointievästeitä. Lue lisää Evästeet-sivulta.
Selosteen muutokset
Päivitämme selostetta, kun toiminta tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla. Seloste on laadittu alun perin 7.2.2018.